Jak dobrać sale i obiekty konferencyjne do potrzeb? 3 rzeczy, na które warto zwrócić uwagę

Reklama                                                              

Sale konferencyjne, które można wynająć na rynku komercyjnym, najczęściej oferują szerokie możliwości dopasowania ich do potrzeb konkretnego klienta. Ten uniwersalizm jest cenny o tyle, że różnego typu spotkania wiążą się z koniecznością wykorzystywania odmiennego sprzętu czy ustawiania mebli w odmiennych konfiguracjach. Jak przygotować pomieszczenie pod kątem spotkania firmowego czy konferencji? Na co zwrócić uwagę wybierając konkretne obiekty konferencyjne?

1. Ustawienie mebli

2. Sprzęt

3. Otoczenie

Pierwsze wrażenie pełni bardzo ważną rolę. Być może to stwierdzenie brzmi jak banał, znakomicie oddaje ono jednak istotę rzeczy. Zadbajmy o jak najbardziej pozytywny pierwszy odbiór.

Ustawienie mebli

To, jakie ustawienie mebli w salach oferują dane obiekty konferencyjne, jest bardzo ważne. Jeśli istnieje możliwość rekonfiguracji rozstawu krzeseł, kłopotu właściwie nie ma. Problem zaczyna się wówczas, gdy zastosowano układ typowo audytoryjny i nie da się go zmienić, nasze wystąpienie lub szkolenie przewiduje natomiast aktywność ze strony słuchaczy. Rezerwując sale konferencyjne, dowiadujmy się zawsze, czy istnieje opcja przemeblowania, chyba że nie jest to akurat istotne w danym temacie.

Reklama                                                              

Sprzęt

Komputer, projektor czy rzutnik to dzisiaj standard, którym mogą się poszczycić właściwie wszystkie sale konferencyjne. Istotna jest natomiast kwestia konkretnych parametrów i wymagań sprzętowych. Nie każda prezentacja zadziała na każdym laptopie, zwłaszcza jeśli wykonana została z użyciem innych systemów operacyjnych.

Upewnijmy się, że wszystko, czego będziemy potrzebować, zostanie wcześniej podłączone i przygotowane do użytku przez ekipę techniczną. To o tyle ważne, że wszelkie ustawianie i podłączanie kabli zabiera niepotrzebnie czas i wprowadza zamieszanie. Może także skutecznie zepsuć pierwsze wrażenie. Istotny jest też dobry stan techniczny urządzeń i zapewnienie sprzętu awaryjnego w razie potrzeby. Często wykorzystywaną przez wykładowców i szkoleniowców opcją jest przyjście na salę z własnym laptopem, co do którego mamy pewność.

Otoczenie

Szczególnie w przypadku konferencji i szkoleń kilkudniowych bardzo ważne jest miejsce, w którym odbywa się wydarzenie. Program całodniowy wymaga wygospodarowania w harmonogramie przerwy kawowej oraz drugiej, nieco dłuższej na posiłek. Dobrze, jeśli obiekty konferencyjne dysponują bufetem lub restauracją, usprawniającą przebieg wydarzeń. Ciekawym pomysłem jest wybranie centrum szkoleniowego, w którym połączyć można walor edukacyjny z wypoczynkiem w spa lub rekreacją.